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作業時間を減らし、さらに経費削減も可能！
我が国では「人情」や「温かみ」が文化として受け継がれてきた反面、デジタル技術は、「相手に冷たい印象を与える恐れがある」などの理由から、他の先進国よりも遅れている状況にあります。しかし、今後ますます業務の多様化・複雑化や事業のグローバル化が進んでいくにあたり、DX（デジタルトランスフォーメーション）は避けて通れません。
デジタル化は、はじめこそ導入コストがかかりますが、長期的に見れば大幅な経費削減が期待できます。書類などの物質に依存しなくなり、物を保管するスペースまでも不要になるでしょう。また一人ひとりの生産性アップにもつながるため、人口が減少傾向にある我が国において将来的に人材不足に陥っても、生産力の維持・向上が望めます。
1. ペーパーレス
契約書、請求書、帳票、マニュアルなどを電子化することで、紙そのものが不要になります。「用紙やコピー機のコストがかからない」「倉庫で過去の資料を探す手間が省ける」「請求書などの計算がすべて自動になる」など、実に様々なメリットがあります。
2. ハンコレス
2020年9月、当時の規制改革担当大臣の「行政手続きにおけるハンコ廃止宣言」が注目を集めたように、重要書類には欠かせない存在であるハンコも、電子化の動きが加速しています。「押印のための出社」が必要なくなれば、日常業務はますますスピーディになるでしょう。
3. 業務報告のデジタル化
日々の業務報告を紙ベースで行っていると、書類の管理だけでも一苦労です。日報をデジタル化すると、印刷の時間と費用が不要になるうえ、いつでもデータベースにアクセスできるため、より密な報連相ができるでしょう。キーワード検索を活用すれば、過去の日報を探すのも容易です。
4. 勤怠のデジタル化
従業員一人ひとりの出勤状況や残業時間などは、勤怠管理システムでまとめて把握しましょう。特に有給休暇は、2019年4月から年5日の取得が義務化されており、意図しない違反も罰則の対象となります。従業員の勤怠をデジタルで効率的に管理することで、健全な事業運営を図りましょう。
5. RPA
RPAとは「ロボティックプロセスオートメーション」の略。人でなくても行えるルーティーン作業を、ロボットが代わりに自動で行う概念のことです。“誰でもできる作業”を機械が代行すれば、その間に元々の担当者は思考や実践を伴う別の業務に取り組むことができ、新たなビジネスの開拓などを進められます。
活用例
現場などの出先からでも、本部や社内にいる人とも手軽にやり取りすることが可能です。手軽だからこそ、ちょっとした質問や相談、その場の状況を写真ですぐに伝えることもできます。
また作業完了後、本来は事務所へ戻り作業報告書の作成や、工事写真の整理、作業工程表の作成などを行うのが当たり前とされてきましたが、そういった作業は現場で済ませ、写真画像やアプリツールなどを用いて共有することで現場から直帰することも可能となります。
翌日は自宅から現場へ直行することも可能となるので、従業員の事務所に戻る移動時間をなくし負担を軽減させます。
従業員の勤怠や日報のデジタル化を行い効率的に管理することで、健全な事業運営を図り、また印刷の時間と費用が不要になりますので、無駄な支出を省くこともできるようになります。
お疲れ様です。今現場終わりましたの
で、以下報告いたします。
【現場】○○市△△ビル
■作業報告
本日は現場点検をはじめ～…
・
・
・
…～以上となります。
明日作業分の工程表は画像を送ります。
資材も確認済みですので、今日はこのまま直帰します。
お疲れ様です。了解しました。
明日もよろしくお願いします。
顧客情報を管理して活用できます！
2021年9月にデジタル庁が誕生し、「誰一人取り残さない、人に優しいデジタル化」の方針が打ち出されました。このデジタル庁でもDXを推進しているように、ビジネスに限らず社会全体におけるデジタル化は今後ますます加速していくと思われます。今後は社内外を問わず、重要な会議や決定がWeb上で行われるのが当たり前となり、顧客情報の管理や活用もオンラインが中心になるでしょう。
若い世代はもちろん、これからは経営者や役員も、オンラインツールを一定以上扱えるようにならなければなりません。むしろ、経営戦略において今やインターネットは欠かせないメディアです。情報を適切に取り扱いながら、時代に沿った戦略で事業の拡大を目指しましょう。
SFA（営業支援システム）
「セールスフォースオートメーション」の略称であるSFAは、営業活動を支援する手法やツールを指します。営業スタッフの多岐にわたる仕事のうち定型業務を自動化すれば、顧客分析や戦略立案に時間を割けるようになり、ひいては自社の売上アップにつながります。
CRM（顧客関係管理）
「カスタマーリレーションシップマネジメント」の頭文字を取ったのが、CRMです。顧客との関係性を管理し、利益や企業価値の向上につなげる経営手法です。購入履歴やメールのやり取り、商談状況などをツールで一元的に把握することで、今後のマーケティングにも活かせるようになります。
社内でのコミュニケーションツールに！
上司・部下間の報連相や、同じ部署内での進捗共有などにも有効です。チャットを使えばすぐにメッセージのやり取りができ、クラウドツールで作成した資料は誰でも閲覧・編集が可能。スケジュール調整や情報交換も手軽に行える“グループウェア”は、業務効率化に限らずコミュニケーションツールとしても利便性に優れています。
昨今はテレワークの普及により「毎日通勤で長時間移動しなくてもいい」というメリットがある一方で、「やり取りが最小限しか発生せず孤独感がある」「後輩や新人の教育がスムーズにいかない」といった問題も上がっています。社内ツールで適度なコミュニケーションを促し、交流の活性化を図ることで、確認漏れやケアレスミスのない業務が遂行できるでしょう。
グループウェアとは
グループウェアとは、組織内のネットワークシステムを活用したアプリケーションソフトウェアの総称で、社内のパソコンを通して従業員同士で情報を共有し、業務を効率化させる仕組みです。
多くの仕事は一人で行うものではないため、いかにチームで足並みを揃えられるかが重要です。とはいえ付き合いの長い同僚であっても、相手の考えや行動を完全に把握することはできません。対面でコミュニケーションを取って意識の“ズレ”を修正するのも効果的ですが、忙しかったり打ち合わせが入っていたりすると、顔を合わせる時間を確保するのも難しいでしょう。
グループウェアをうまく活用すれば、案件の進捗をはじめ、1日のスケジュール、繁忙状況などを正確に把握することが可能です。従業員の人数が多かったり、業務が細分化していたりするほど、メリットを感じられるツールです。
グループウェアの代表的な機能
1. スケジュール管理
個人でもグループでも、オンライン上で予定を把握できます。席を離れていることが多い上司や、外出が中心の営業マンの予定もすぐに確認可能です。また、打ち合わせの日時を決める際、個々に連絡を取らずに全員が空いている時間を探せるので、余計な手間がかかりません。
2. 設備予約
会議室のダブルブッキングが発生し、困った経験はありませんか？設備の予約をシステム化すれば、空いている部屋や時間帯を簡単にチェックできます。会議が急にキャンセルになったときもワンクリックで取り消し可能なので、他の利用者がすぐに予定を入れられます。
3. インフォメーション（掲示板）
人事異動や昇進・昇格といった全体通知を行えます。部署ごと、対象者ごとなどグループ分けができるので、はじめに設定してしまえばメールのように毎回送り先を一人ひとり入力する面倒や、社外に誤送信する心配もありません。公開日時の設定も可能です。
4. ワークフロー
請求書の発行や計画書の作成などにおいては、通常上長の確認や承認が求められます。紙の書類の場合、手渡しをする手間や紛失のリスクなどがありますが、電子申請・承認をワークフローに組み込めば、いつでもどこでも対応できます。
5. 文書管理
社内規程、各種書類のテンプレート、適宜更新する業務マニュアルなどは、グループウェアでまとめて管理しましょう。資料室や倉庫で必要なものを探す時間のロスがなく、そもそも保管スペース自体が不要になります。また、内容の編集・更新もすぐに行えます。
6. 電子会議室
社内の会議室のように広さ・時間を問わず、自由に打ち合わせや意見交換が行えます。拠点が複数ある企業であれば、全体会議もオンライン上で完結します。気軽にコミュニケーションが取れるようになれば、業務課題や従業員が抱えている不安もすぐに洗い出せるようになるでしょう。
スケジュール管理の活用例
各社員のスケジュールなどをデジタル管理することで、打ち合わせや会議の予定を立てる際に活用させることができます。
個々にスケジュールを確認し、調整を行い、日程が合わない場合はまた確認をして…と、時間がかかってしまうことがよくあるかと思います。そんな時、スケジュールをデジタル管理していれば、一目でだれがどの日、どの時間が空いているかを知ることができます。
他にも、ホワイトボードなどで各社員が手書きでスケジュールを共有している企業社様も少なくないかと思います。ですが、スケジュールは都度調整や急な変更が発生するもので、そのたびに書き換えたり、外出先から電話して他の人に修正してもらうなどの手間が発生してしまうことが多いのではないでしょうか？
そんな時でもデジタル化していることで、外出先からも自分でスマホやタブレットなどのモバイル端末から変更できるため、圧倒的に手間を軽減させることが可能なのです。
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